Eventos são uma ótima forma de divulgar sua marca, conectar-se com o mercado e conseguir feedback para seus produtos. Mas os eventos empresariais bem sucedidos só acontecem mediante um bom planejamento.

Pensando nisto, preparamos para o post de hoje um passo a passo para que seu próximo evento empresarial seja um sucesso. Confira:

1. Defina o objetivo

O objetivo vem em primeiro lugar. Como em um problema de matemática, tudo flui a partir do objetivo, o “x da questão”. Por que você quer fazer este evento? Talvez seja para gerar leads. Talvez seja para divulgar sua empresa ou um produto em particular. Ou mesmo seja simplesmente para ganhar dinheiro com ingressos e patrocínios (o que é ótimo também). O importante é que você e toda a sua equipe saibam qual é o objetivo do evento. Isto permite não apenas o ponto de partida para organizá-lo bem, como também serve para medir o sucesso do evento ao final.

2. Defina o público-alvo

Definido o objetivo, vem a segunda decisão mais importante: o público-alvo. Seu evento pode ser de treinamento ou endomarketing voltado aos funcionários da empresa. Pode ser que ele queira atrair clientes corporativos, como potenciais ou atuais sócios, fornecedores e assim por diante. O evento pode ser dirigido ao consumidor final dos seus produtos ou serviços, ou pode ser mais amplo para o mercado de turismo, com palestrantes da área. As próximas etapas serão pensadas tendo este público em mente.

3. Confira o calendário

Se o evento é “pra ontem” talvez ele tenha que ser pequeno. Se for grande, o ideal é ter vários meses de planejamento ou até um ano. Outra dica importante é conferir outros eventos que vão ocorrer próximos à data. Pode ser que na mesma semana vá ocorrer um grande congresso acadêmico de turismo ou uma feira de agências. Leve em conta também os feriados.

4. Planeje o pagamento

Monte uma planilha com receitas e despesas do evento. Patrocínios, vendas de ingressos e ações de marketing interno ajudam a fazer o dinheiro entrar, para que você possa se programar e efetuar os pagamentos corretamente, a começar pelo aluguel do espaço.

5. Seja flexível

Nenhum planejamento sobrevive intacto até a cerimônia de abertura. O número de inscritos pode ficar abaixo ou acima das suas expectativas, exigindo adaptações no local ou mudança da sede do evento (avisando a todos com antecedência, claro). Um palestrante pode se atrasar ou não comparecer. Seu fornecedor do coffee break pode te deixar na mão. Tenha um plano B para tudo e estabeleça contato com os envolvidos uma semana, um dia e horas antes de o evento começar para conferir se está tudo correndo como o planejado.

6. Faça marketing

Se você não quer que as cadeiras fiquem vazias, venda seu evento incessantemente. Divulgue em redes sociais como o LinkedIn, Facebook e Twitter. Faça um vídeo curto e caprichado e promova-o no YouTube.
Invista em um belo hotsite exclusivo para seu evento, no qual as pessoas também podem fazer as inscrições e pagar com cartão de crédito. Ofereça ingressos mais baratos para o “1º lote”. Feche parcerias com restaurantes próximos ao local, oferecendo descontos a quem mostrar o crachá.

7. Trate bem seus patrocinadores

Além de os patrocinadores serem convidados de honra, eles também esperam que o evento tenha sucesso. Por isso, trate-os bem e de forma a fazê-los perceber o sucesso tão esperado: mostre a eles sempre um número mais baixo de inscritos do que o esperado no evento. Se você espera receber 100 pessoas, diga aos seus patrocinadores um número menor que esse. É melhor dar a eles uma surpresa boa do que uma ruim.

8. Delegue responsabilidades

Reúna uma boa equipe de profissionais e se possível dê a eles tarefas relacionadas com o que eles gostam de fazer – o fã de gastronomia cuida do catering e assim por diante. Não se sobrecarregue cuidando de todos os detalhes de um evento, que são muitos. Concentre-se no principal.

9. Tenha um modo de avaliar o evento

Não se esqueça de fornecer formulários para os participantes darem notas a diferentes aspectos do evento e um espaço para sugestões. Isso ajudará você aprimorar a cada evento que realizar.

E você, qual etapa do planejamento não pode faltar para organizar um evento empresarial no capricho? Compartilhe sua opinião com a gente e boa sorte!

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