As viagens corporativas movimentam mais de 42 bilhões de dólares todos os anos, e esse número só tende a aumentar, até porque, em um mundo tão globalizado, esse tipo de evento representa belas oportunidades de negócio. Mas, para que isso aconteça, é preciso que tudo seja bem planejado, caso contrário, os lucros da empresa podem ser impactados negativamente.

Vale destacar que a desorganização nos preparativos pode tornar uma viagem corporativa mais desgastante e mais cara. Para evitar que isso aconteça na sua empresa, listamos os principais erros cometidos na hora de planejar uma viagem empresarial. Confira essas falhas, fuja delas a todo custo e garanta uma viagem mais tranquila, produtiva e vantajosa!

Abrir mão do planejamento

Toda viagem corporativa deve ser planejada antecipadamente, e os detalhes precisam ser colocados na ponta do lápis. O planejamento deve conter:

• A data e a destinação da viagem;
• os locais de hospedagem e trabalho (ou evento);
• os objetivos a serem alcançados no período fora da empresa;
• a designação de quem vai viajar;
• as estratégias e compromissos do período;
• a programação financeira;
• além de planos alternativos para emergências e imprevistos.

A logística da viagem também deve ser preparada com extremo cuidado: caso não haja um planejamento preciso das rotas e traslados a serem usados, todos os compromissos podem sofrer atrasos.

Não organizar a empresa para o período de desfalque no quadro funcional

Como consequência da viagem, temporariamente, a empresa ficará desfalcada. Para que não haja impactos negativos no período e quedas excessivas na produtividade, redistribua as funções do time e prepare a empresa para o período de destaque.

Além disso, os funcionários que participarão da viagem como representantes da empresa devem estar cientes de suas responsabilidades e tarefas durante o evento.

Fazer as reservas em cima da hora

Outro erro grave é deixar para fazer as reservas aéreas e de hospedagem no último minuto. Além de correr o risco de pagar mais caro, ao adotar essa prática, você pode acabar não encontrando passagens na data prevista ou vagas nos hotéis onde deseja se hospedar. A situação é ainda pior em cidades turísticas, alta temporada ou épocas em que a região sedia grandes eventos. Vale lembrar ainda que a quantidade de membros da corporação a participar da viagem é um fator que pode deixar tudo muito mais complicado.

Definir o hotel sem avaliar a infraestrutura

Quando se trata de viagens corporativas, não é qualquer estrutura de hospedagem que atende bem a toda uma equipe. É importante escolher um bom hotel ou pousada para que os viajantes possam descansar, trabalhar e cumprir seus compromissos com tranquilidade. Sendo assim, antes de fazer a reserva, é indispensável:

• Pesquisar a reputação do estabelecimento;
• verificar o conforto das acomodações;
• confirmar se há acesso à internet, dentre outros aspectos capazes de tornar a hospedagem mais produtiva.

Tentar resolver tudo sozinho

Para acertar no planejamento de viagens corporativas, é crucial que as tarefas sejam descentralizadas. São muitos os preparativos e desafios ao organizar viagens empresariais, e quando uma única pessoa tenta resolver tudo, pode fazer com que detalhes importantes sejam esquecidos. Envolva colaboradores competentes e experientes nesse processo e, se possível, terceirize a ampla organização da viagem com uma empresa especializada.

E aí, você já cometeu algum desses erros ao organizar suas viagens corporativas? Agora que já sabe dos desdobramentos dessas falhas de planejamento, faça o possível para acertar desde os preparativos. E não se esqueça de compartilhar conosco, nos comentários, como foi sua viagem e se ficou com alguma dúvida!
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