A organização de eventos é uma tarefa que exige cuidado especial com os detalhes, pois, do contrário, corre-se o risco de que o mal planejamento em uma área incorra em um efeito dominó, prejudicando a imagem final do mesmo. Entretanto, ao invés de dizer o que você deve fazer para planejar um evento bem-sucedido, diremos nesse texto o que você não deve fazer na organização operacional de qualquer evento – afinal, planejar bem é também saber fugir dos erros!

Quer saber mais sobre isso? Acompanhe com a gente.

Não fazer e não acompanhar um calendário

O primeiro passo para organizar um evento é calcular quanto tempo você tem do início do planejamento à data marcada para o evento em si. Não ter esse prazo estipulado é um erro muito grave, pois é ele que balizará se você deve planejar as coisas com urgência ou com um pouco mais de tranquilidade. Sem um calendário central para a organização do evento, você não terá definido quanto tempo precisa para a realização de cada tarefa, correndo o risco de deixar tudo para última hora ou de se estressar fazendo todas as etapas ao mesmo tempo, quando poderia organizá-las de modo sucessivo.

Não definir a ordem das prioridades

Para a organização de um evento, é essencial que exista uma lista com todas as tarefas que são necessárias para que ele saia redondo. Sem ela, o evento será organizado na base do improviso e contando apenas com a memória de seus organizadores.

Não somente a lista é algo necessário, como também definir a ordem das prioridades. Não ter essa definição pode fazer com que certas tarefas de menor importância sejam feitas na frente de outras mais importantes, atrapalhando toda a organização. Por exemplo: como você divulgará o seu evento sem saber o local, a data e o horário? Como você convidará palestrantes sem ter o conteúdo do evento definido pela organização?

Deixar a divulgação para a última hora

Deixar a divulgação para a última hora significa: que a organização do evento corre o risco de que as peças gráficas não saiam a tempo ou cheguem com erros; correr o risco de que a imprensa já esteja com suas pautas fechadas e não consiga encaixar a divulgação nos jornais; que o público interessado não ficará sabendo do evento e que, portanto, ele ficará vazio!
Esse é um erro gravíssimo, pois compromete o evento como um todo. Inicie a divulgação com pelos menos um mês de antecedência, coordenando assessoria de imprensa, divulgação por e-mail, redes sociais e a propaganda impressa.

Escolher palestrantes inaptos

Se o seu evento contará com palestras, a escolha dos palestrantes deve ser feita tendo em vista a relação direta entre eles e o tema do evento. Além disso, a organização deve ter conhecimento de sua capacidade de se expressar bem e expôr questões importantes ao público.
A escolha de palestrantes que não cumprem com esse requisito pode colocar tudo a perder! Um profissional que não tem domínio do tema, ou que seja tímido e nervoso, representará mal o seu evento e não travará um contato direto com o público.

Esquecer de confirmar os serviços contratados

Se durante a etapa de organização você entrou em contato com fornecedores e prestadores de serviços para participação no dia do evento, jamais se esqueça de confirmar se eles realmente cumprirão o combinado. Com um grande número de clientes, não é impossível que esses fornecedores não consigam comparecer ao seu evento.
Portanto, pelo menos 48 horas antes do dia marcado, entre em contato confirmando se as empresas contratadas prestarão o serviço combinado. Não ter essa confirmação pode colocar todo o seu evento a perder!

E então, aprendeu o que não se deve fazer na organização do seu evento? Não deixe para descobrir na prática esses erros! Aprender com um texto é muito melhor, não? Caso tenhamos nos esquecido de algum erro, ajude a complementar a nossa lista por meio dos comentários!

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