A organização de todo e qualquer evento, independentemente do porte, demanda muita atenção não só na execução, como também nos preparativos. Um dos aspectos mais importantes dessa preparação é a parte logística, pois é ela que assegurará que tudo corra bem em todas as etapas. No pré-evento, evento e pós-evento, é indispensável focar nos detalhes, a fim de evitar imprevistos.

Pensando nisso, listamos os itens que não podem faltar na logística do seu evento. Ficou curioso? Então acompanhe-nos!

O planejamento é indispensável

Se você quer que tudo seja perfeito nos seus eventos, o primeiro item que não pode faltar é o planejamento. Você deve colocar o conceito, o objetivo, estratégias e o público-alvo do evento no papel, pois isso orientará todas as ações seguintes. Além disso, o planejamento precisa contemplar as questões logísticas e estruturais do evento, como, por exemplo, o transporte, a compra de materiais, as áreas de divulgação, dentre outras.

Considere a acessibilidade e estrutura na hora de escolher o local

Outro ponto que faz a diferença na logística do seu evento é selecionar um local com boa estrutura e acessibilidade. Não adianta escolher um lugar incrível, se ele não é acessível nem para os organizadores, nem para os participantes. Lembre-se que lugares muito distantes e isolados requerem um trabalho redobrado para que o evento dê certo.
Em relação à estrutura, quanto mais preparado o espaço for para receber o evento, melhor. Dê preferência a lugares que necessitem de menos intervenções. Essa estratégia ajuda a reduzir os custos e otimizar o tempo de organização.

Pense no transporte e hospedagem dos palestrantes e participantes

Principalmente quando se trata de eventos corporativos, é fundamental pensar no transporte e hospedagem dos palestrantes e participantes. Verifique se a região conta com boas estradas, se linhas aéreas operam no local e se a rede hoteleira é bem estruturada. Feito isso, reserve a hospedagem e o transporte com antecedência, no intuito de evitar imprevistos.

Segurança não pode faltar

Para garantir a integridade física e patrimonial dos envolvidos no evento, é necessário dar uma atenção especial à segurança. Contrate uma equipe para realizar  essa função, faça um plano de segurança para o evento e cogite a possibilidade de investir em vigilância e monitoramento. É importante também determinar uma forma de fazer um rigoroso controle de entrada no evento. Listas devidamente revisadas, convites individuais, crachás, pulseiras de identificação e cards eletrônicos  ajudam nesse sentido.

Uma boa dose de sigilo não faz mal a nenhum evento

Evite repassar informações confidenciais sobre o evento e mantenha sigilo sobre os detalhes do mesmo. Essa medida ajuda a manter a segurança, além de garantir a expectativa em torno do evento. É melhor reservar surpresas para o evento em si e compartilhar as informações técnicas e operacionais apenas com os membros da equipe. Quanto à data, local, valor e acomodações, essas informações devem ser de conhecimento do público.

Estipule metas e defina prazos

Eis outro ponto chave na logística do seu evento: estipular metas e definir prazos sensatos e realistas. Organize essas metas e prazos em um cronograma, distribua as tarefas entre os membros da equipe e monitore o desenvolvimento do evento, sempre conferindo se as datas estão sendo respeitadas e os objetivos cumpridos.

Viu quanta coisa é imprescindível para que seu evento dê certo? Coloque as nossas dicas em prática na organização de suas confraternizações, palestras e seminários, compartilhe suas opiniões conosco através dos comentários e continue de olho no nosso blog!

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